ระบบการจัดซื้อและบริหารสินค้าคงคลัง
(Procurement & Inventory)
การจัดซื้อเป็นกระบวนการที่มีหน้าทีรับผิดชอบในการจัดซื้อวัตถุดิบ สิ่งของที่จำเป็นต่าง ๆ ตามความต้องการขององค์กรที่ร้องขอ โดยจัดซื้อนั้นต้องมีปฏิสัมพันธ์ต่อผลกำไร ผลประกอบการขององค์กรเป็นที่ตั้ง ฝ่ายจัดซื้อจะทำประสานงานในด้านการให้ข้อมูลระหว่างองค์กรไปยังผู้ขายวัตถุดิบให้ โดยมีกระบวนการที่ไม่ซับซ้อน เป็นขั้นตอน เช่น ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ ชำระเงิน รับสินค้าเข้าคลัง ซึ่งมีระบบบริหารสินค้าคงคลังจะเข้ามาช่วยด้านความน่าเชื่อถือ รวดเร็ว ต้นทุน ตรวจสอบได้ ไม่วุ่นวาย ยังสามารถบริการสินค้าคงหลังคงองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพการจัดการสินทรัพย์ขององค์กร
คุณสมบัติของระบบการจัดซื้อและบริหารสินค้าคงคลัง
ซอฟต์แวร์สินค้าคงคลังของเราจะมีฟังก์ชันต่างๆ มากมายเพื่อช่วยให้ธุรกิจจัดการสต็อกได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังต่อไปนี้
1. การติดตามและการจัดการสต็อก (stock tracking) ช่วยให้สามารถติดตามระดับสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ ช่วยให้ธุรกิจทราบได้อย่างชัดเจนว่ามีอะไรอยู่ในสต็อก อยู่ที่ไหน และในปริมาณเท่าใด
2. การจัดการคำสั่งซื้อ ซอฟต์แวร์สามารถทำให้และจัดการกระบวนการสั่งซื้อ การจัดเก็บ และการใช้สินค้าคงคลังของบริษัทเป็นอัตโนมัติ ซึ่งรวมถึงการสร้างคำสั่งซื้อ การติดตาม และการจัดการคำสั่งซื้อ
3. การสแกนบาร์โค้ดและการออก barcode / qrcode ระบบสินค้าคงคลังจำนวนมากรวมการสแกนบาร์โค้ดเข้าด้วยกัน ทำให้ง่ายต่อการติดตามสินค้าในขณะที่เคลื่อนผ่านระบบ supply chain
4. การรายงานและการวิเคราะห์ มีเครื่องมือการรายงานที่ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับระดับสินค้าคงคลัง รูปแบบการขาย และประวัติการสั่งซื้อ ช่วยให้ธุรกิจมีข้อมูลในการตัดสินใจ
5. การแจ้งเตือนสินค้าคงคลัง ซอฟต์แวร์สามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนเมื่อระดับสต็อกเหลือน้อยหรือเมื่อมีความคลาดเคลื่อน ช่วยป้องกันสินค้าล้นสต็อกหรือสถานการณ์ล้นสต็อก
6. การจัดการซัพพลายเออร์ สามารถติดตามและจัดการความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ รวมถึงประวัติการสั่งซื้อ ราคา และระยะเวลารอคอยสินค้า
7. การบูรณาการกับโมดูลอื่น ซอฟต์แวร์จะทำงานร่วมกับระบบธุรกิจอื่นๆ เช่น การบัญชี, CRM หรือแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลจะไหลผ่านแผนกต่างๆ ได้อย่างราบรื่น
8. การคาดการณ์การประเมิน ระบบขั้นสูงสามารถวิเคราะห์แนวโน้มในอดีตเพื่อคาดการณ์ยอดขายในอนาคต ช่วยในการวางแผนและเพิ่มประสิทธิภาพระดับสินค้าคงคลัง
9. การจัดการหลายสถานที่ สำหรับธุรกิจที่มีคลังสินค้าหรือร้านค้าปลีกหลายแห่ง ซอฟต์แวร์สินค้าคงคลังสามารถจัดการสต็อกในสถานที่ต่างๆ เหล่านี้ได้
10. การจัดการการคืนสินค้า หรือการปรับยอด การจัดการการคืนสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ รวมถึงการเติมสินค้าที่ส่งคืนและดำเนินการคืนเงินหรือเปลี่ยนสินค้า
Supplier
- สามารถเพิ่ม แก้ไข ลบ Supplier หรือผู้ผลิตสินค้าได้
- Supplier ต่าง ๆ สามารถนำสินค้าเข้ามาจำหน่ายกับองค์กร ในราคาที่ถูกกว่าท้องตลาดทั่วไป
- สามารถระบุสินค้าเป็นหมวด ชื่อสินค้า ลักษณะสินค้า
- สามารถมีระบบขนส่งที่รวดเร็ว ก่อให้เกิดกำไรสูงสุด ทำตามใบสั่งซื้อของฝ่ายจัดซื้อ
- ระบุการหักเงินเมื่อขนส่งล่าช้าได้ของ Supplier นั้น ๆ
ใบขอซื้อ (PR)
- มีระบบออกใบขอซื้อ “PR (Purchase Requisition)” ที่ออกด้วยพนักงานในองค์กร
- ระบบจะเสนอใบ PR ต่อฝ่ายจัดซื้อโดยอัตโนมัติ เพียงพนักงานต้องการซื้อสินค้าอะไร มาใช้งานภายในองค์กร
- ฝ่ายจัดซื้อได้รับใบ PR แล้ว จะทำการตรวจสอบพร้อมอนุมัติใบ PR เพื่อออกใบ PO
ใบสั่งซื้อ (PO)
- ระบบสามารถออกใบสั่งซื้อ “PO (Purchase Order)” ได้อย่างง่ายดาย
- ฝ่ายจัดซื้อออกใบ PO ที่มาจากใบ PR ในคราวเดียวกัน
- ที่สำคัญระบบจะทำการรวบรวมรายการสินค้าที่ซ้ำกันมาระบุในใบ PO เดียวกัน เพื่อความสะดวกในการจัดซื้อ
- ฝ่ายจัดซื้อส่งใบ PO ส่งต่อไปยัง Supplier ที่เกี่ยวข้องกับสินค้าโดยตรง
ระบบบริหารสินค้าคงคลัง
- Stock สินค้า สามารถซึ่งลงเป็นจำนวน Unit ที่ต้องการใช้งาน
- สามารถดึงรายการจากใบสั่งซื้อ กรณีเมื่อรับสินค้าเข้าแล้วเท่านั้น
- สามารถปรับยอดจำนวนสินค้าที่ได้มาเกินยอดสั่งซื้อ
- สามารถโอนสินค้าไปยังสาขาอื่นได้
- สามารถเบิกสินค้าข้ามสาขาได้เช่นกัน